社会人として必須スキルといえば名刺交換。ファーストインプレッションを作るのが名刺交換だからこそ起業をしたい方は特に、きちんと学んでおきたいスキルです。
けれども、どのくらいの方が「名刺交換や基本的ビジネスマナーをしっかりできる！」と自信をもって言えるでしょうか？
今日は、皆さんと一緒に名刺交換のマナーと基本的ビジネスマナーを学んでいきたいと思います。
ビジネスマナーとは
社会人としてスタートする方、また起業を考えている方にとってはきちんと覚えておきたいのがビジネスマナー。ビジネスマナーとは、様々な方々と気持ちよくそして円滑に仕事を進めるための、礼儀作法です。
必須ビジネスマナーといわれるのが、名刺交換、言葉遣い、電話応対、身だしなみだといわれています。
今いち自信がない方は、普段のビジネスの態度を見直す機会にしてみてはいかがでしょうか。
正しいビジネスマナーが欠けていると、顧客先や社内の信頼を得ることができません。基本なことなだけに重要なスキルです。
ビジネスマナーは、あなたの相手に対しての思いやりだということを忘れないでください。
名刺交換
あなたは正しい名刺交換をしていますか？名刺交換は自分を印象付ける最初の場なので、スマートかつ迅速、そして笑顔で行いましょう。
また今回は名刺交換の際の名刺の受け取り方や、名刺のしまい方をおさらいしましょう。
名刺の渡し方と受け取り方
名刺には渡す順序があり、名刺交換の際は状況や名刺交換を行う人数に応じた対応が必要です。
基本、ビジネスの場では目下と目上があります。目下から名刺を差し出すのが基本。目下と目上の関係ですが、これは年齢ではありません。目下は受注側、目上は発注側となります。
また営業以外での目的で名刺交換する場合は少し違います。役職が基準になり地位が低い人が、名刺を差し出すことになるので気を付けましょう。
また、複数の人数で名刺を交換する場合、目下となる受注側の上司から部下の順で名刺を差し出します。
では名刺の受け取り方ですが、名刺を受け取るとき黙って受け取ってはいませんか？「頂戴いたします。」と一言添えて、両手で受け取るのがマナーです。
その時気を付けたいのが、相手の会社のロゴや氏名に自分の指がかからないようにして下さい。そして必ず胸より高い位置で受け取るのがポイントです。
確認のためにも相手の名前を復唱したほうが、よりスマートです。今後相手と取引をする際にも失礼がなくなります。
ちなみに、一対一の商談の場合、名刺はテーブルに直におくのではなく、必ず自分の名刺入れの上に置きましょう。複数の場合は、役職の高い人が名刺入れの上、その他の人の名刺は、テーブルの上でかまいません。
ちなみに、名刺交換の際に、渡そうとしたら「名刺がない・・！」というご経験はありませんか？
当然、余裕をもった名刺の数を持ってから外出するのがマナーです。
万が一、名刺交換の際に名刺を切らしていることに気づいたら、その場で素直に「誠に申し訳ありませんが、只今名刺を切らして・・」とお詫びをして、相手の名刺を受け取った際に、社名と名前をお伝えするといいでしょう。
次回、その方にお会いする際は必ず名刺をもっていきましょう。
名刺の管理・保管の仕方
お付き合いが多くなるとどうしても大変になるのが、名刺の管理です。あなたは貰った名刺をどう管理していますか？
「あとで整理しよう・・」といっても、名刺が増えていく一方で結局デスクの中に入れっぱなしの方が多いのではないでしょうか。
名刺をきちんと整理をしておくことで、後で必要になったとき探し出すのが大変便利です。
またオフィスに帰ってきてから、その名刺の裏に名刺を頂いた日時、場所やお会いした目的、また相手の特徴、お名前の読み方などを記載しておくと、次あったとき円滑にコミュニケーションがとれるので、参考にしてみてください。
ではいざ整理をするとなるとどうしたらいいか分からないという方のために2種類の仕分の仕方はいかかでしょうか。
名刺にはアナログで管理する方法と、デジタルで管理する方法があります。
まずは、アナログ管理は、名刺フォルダーで管理する仕方と、名刺ケースで収納する方法。メリットは低コストで整理が可能なことです。逆に名刺の数が多い方は、アナログには向いていません。
デジタル管理は専用端末を使用して登録をしたり、エクセル管理も可能です。持ち歩きが可能な上、簡単に見つかりやすく、個人情報漏洩を最低限に抑えられます。
また社内での共有が素早くできるなどの利点がある一方、コストが掛かる場合もあれば、名刺を取り込むまでの時間もかかります。
名刺管理は、ご自身の管理しやすい方法と自信をもって続けられる方法を選ぶことをオススメします。
名刺で繋がるビジネスの輪
今回は、名刺交換と管理があなたのビジネスを円滑にする大切なツールだということをお伝えしました。
名刺交換は、あなたの印象を決める最初の場面。笑顔とマナーを忘れずに対応して下さい。
これを機会に、あなたのビジネスチャンスが広がり、そしてビジネスのきっかけ作りに役立ててみてください。
